Privacy Statement

Golf- en Countryclub Crossmoor hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en betrachten daarom de grootste zorgvuldigheid met betrekking tot uw persoonsgegevens. Golf- en Countryclub Crossmoor houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement.
de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de betreffende doeleinden.
middels dit Privacy Statement eenmalig uw uitdrukkelijke toestemming vragen tot verwerking van uw persoonsgegevens.
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens en deze respecteren.

Als Golf- en Countryclub Crossmoor zijn wij (mede) verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Verenigingsleden

Uw persoonsgegevens worden door Golf- en Countryclub Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

het voeren en bijhouden van de vereiste ledenadministratie.
de uitnodiging voor Ledenvergaderingen.
gegevensuitwisseling met de Nederlandse Golf Federatie (NGF) ten behoeve van het lidmaatschap van de NGF en om de handicapregistratie te verzorgen
contributieheffing.
informatieverstrekking over en uitnodigingen voor wedstrijden en/of andere clubactiviteiten.
informatieverstrekking via de Nieuwsbrief van de Vereniging.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst. Voor de verwerking van deze gegevens maakt Golf- en Countryclub Crossmoor gebruik van het programma E-golf4U.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Golf- en Countryclub Crossmoor de volgende persoonsgegevens van u vragen:

voornaam en voorletters, tussenvoegsel en achternaam
meisjesnaam
adres
woonplaats
geboortedatum
telefoonnummer(s)
e-mailadres
geslacht
NGF-nummer
nationaliteit
EGA-handicap

Uw persoonsgegevens worden door Golf- en Countryclub Crossmoor opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van het lidmaatschap van Golf-en Countryclub Crossmoor.

Na afloop van het lidmaatschap worden de data maximaal twee jaar bewaard in de map "archief” van de ledenlijst.

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door Golf- en Countryclub Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

administratieve doeleinden.
communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen.
het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Golf- en Countryclub Crossmoor de volgende persoonsgegevens van u vragen:

voornaam of voorletters, tussenvoegsel en achternaam
bedrijfsnaam
adres
woonplaats
(zakelijk) telefoonnummer
(zakelijk) e-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door Golf- en Countryclub Crossmoor opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Bestuursleden

Persoonsgegevens van bestuursleden worden door Golf- en Countryclub Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

uitvoering geven aan de functie als besloten in de Algemene Vergadering van de Vereniging.
inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
vermelding in de module “Bestuur en Commissies” van E-golf4U ten behoeve van de leden.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de benoeming in de Algemene Ledenvergadering.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Golf- en Countryclub Crossmoor de volgende persoonsgegevens van u vragen:

voornaam of voorletters, tussenvoegsel en achternaam
meisjesnaam
adres
woonplaats
geboortedatum
telefoonnummer
e-mailadres
geslacht
kopie ID
verklaring omtrent gedrag

Uw persoonsgegevens worden door Golf- en Countryclub Crossmoor opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode dat u in functie bent en ingeschreven bent bij de KvK.

Verwerking van persoonsgegevens van Commissieleden

Persoonsgegevens van commissieleden worden door de Golf-en Countryclub Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

uitvoering geven aan de werkzaamheden als commissielid van de Vereniging
toekennen van rechten in E-golf4U ten behoeve van de organisatie van activiteiten van de Golfclub.
vermelding in de module “Bestuur en Commissies” van E-golf4U ten behoeve van de leden.
uitnodigingen voor commissievergaderingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de benoeming als commissielid door het bestuur van de Vereniging.

Voor de bovenstaande doelstellingen maakt de Golf- en Countryclub Crossmoor gebruik van de persoonsgegevens zoals die bij haar bekend zijn uit de ledenadministratie.

Uw persoonsgegevens worden door Golf-en Countryclub Crossmoor opgenomen in de E-golf4U module “bestuur en commissies”:

gedurende de tijd dat u commissielid bent.
daarna alleen in het archief oud commissieleden tot na afloop van het kalenderjaar waarin uw functie is beëindigd.

Protocol gebruik beeldmateriaal

Beeldmateriaal wordt door Golf- en Countryclub Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

promotie bij activiteiten, zowel op papier als digitaal.
informatievoorziening op de website van de vereniging.
informatievoorziening op de kabelkrant van de vereniging.
informatievoorziening in een uit te geven Magazine.

Hieronder kunt u de regels lezen, waaraan Golf- en Countryclub Crossmoor zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden en andere betrokkenen.

Maken van foto’s

We behouden ons het recht voor om foto’s te maken tijdens activiteiten die door Golf-en Countryclub Crossmoor worden georganiseerd tenzij u uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven hier bezwaar tegen te hebben. Foto’s van jeugdleden worden alleen gemaakt en/of geplaatst als er vooraf toestemming is verleend door de wettelijke vertegenwoordiger(s).

Mogelijke omstandigheden waarbij foto’s gemaakt kunnen worden zijn:

door de vereniging georganiseerde evenementen.
door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden aan deelneemt.
wedstrijden en toernooien.
overige verenigingsactiviteiten.

Verstrekking gegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien
dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

het verzorgen van de ledenadministratie (E-golf4U).
de uitwisseling van de vereiste (handicap)gegevens met de NGF.
het verzorgen en/of versturen van een Magazine.
het versturen van onze vragenlijst voor het delen van uw ervaringen met Golf-en Countryclub Crossmoor. (Players 1st).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Geheimhouding binnen lidmaatschap

Als lid van Golf- en Countryclub Crossmoor beschikt u ook over de (persoons)gegevens van andere leden van de club via de ledenlijst. U mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor doeleinden die te maken hebben met het verenigingsleven. Het is verboden om tijdens of na beëindiging van uw lidmaatschap deze gegevens te gebruiken voor andere doeleinden met strafrechtelijke vervolging als sanctie.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Golf -en Countryclub Crossmoor bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Zie hiervoor ook pagina 2.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, bijvoorbeeld door de volgende genomen maatregelen:

alle personen die namens Golf- en Countryclub Crossmoor van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij incidenten.
we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft altijd inzage in uw persoonsgegevens via uw persoonlijke inlogcode. U kunt zelf zorgdragen voor de juistheid van uw gegevens. U kunt zelf aangeven welke informatie zichtbaar is in de ledenlijst van de Vereniging, zoals deze toegankelijk is voor de leden van de Vereniging.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Toestemming

Wij gaan ervan uit dat u instemt met ons Privacy Statement. Mocht dit niet het geval zijn, verzoeken wij u dit expliciet kenbaar te maken bij het bestuur via onderstaande contactgegevens.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met het Bestuur van de vereniging op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen en contact

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neemt u contact met ons op via mail bestuur@golfclubcrossmoor.nl of schriftelijk: Golf- en Countryclub Crossmoor, t.a.v. het Bestuur, Postbus 258, 6000 AG te Weert.

Cookies

Via onze website worden functionele (noodzakelijke) en analytische cookies geplaatst. Deze cookies zijn nodig om het navigeren over de website mogelijk te maken. Zij zijn echter slechts geldend voor de duur van uw browser sessie. De analytische cookies leggen vast hoe bezoekers onze website gebruiken. Met deze informatie wordt het gebruik van de website geanalyseerd en kunnen statistieken worden gegenereerd. Dit helpt Golf- en Countryclub Crossmoor in begrip van waar website bezoekers naar op zoek zijn en zij kan met die wetenschap en ervaring de website verbeteren. Hiervoor wordt de dienst Google Analytics gebruikt. Deze cookies zijn nooit direct terug te brengen tot individuen, zodat bezoekers van de website altijd anoniem zijn. Er is een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten. Het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd. Het delen van de gegevens is uitgezet en er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. Met de gegevens en kennis die door middel van de cookies gegenereerd wordt gaat Golf- en Countryclub Crossmoor vertrouwelijk om, tenzij zij, bijvoorbeeld op basis van wettelijke bepalingen, verplicht is deze informatie te delen.

Februari 2020